CHAMPLAIN MEDIA

(A Canadian Group)

 

POLICY – PRIVACY OF PERSONAL INFORMATION

Introduction

Champlain Média, which for the purposes hereof includes its affiliates (collectively the “Company”) is responsible for the Personal Information it collects, uses, and discloses (“Processes”) about persons interacting with the Company (“You”). We have implemented the present privacy policy (“Policy”) and appointed a Chief Privacy Officer (“CPO”) to oversee our compliance with Personal Information protection legislation. You are always welcome to contact the Company’s CPO at the following coordinates: Legal@champlainmedia.ca.

Interpretation

For the purposes of this policy, the terms in the left-hand column of the following table have the meaning in the corresponding right-hand column:

Consent	Agreement which must be freely given, specific, informed and be an unambiguous indication of the person’s wishes by which they, by a statement or by a clear positive action, signify agreement to the Processing of Personal Information relating to them. To the extent permitted by applicable laws, consent includes implied consent.
Data Controller	The organization that determines when, why and how to Process Personal Data. The Company is the Data Controller of all Personal Data relating to Personal Data used in its business for the Company’s commercial purposes.
Service Provider Request	A request by an individual to enforce rights listed in this Policy.
Explicit Consent	Consent which requires a very clear and specific statement (that is, not just action).
Personal Information	Any information identifying a natural person either directly or indirectly. Personal Information includes Sensitive Personal Information. Personal Information can be factual or an opinion about that person’s actions or behaviour.
Personal Information Breach	Any act or omission that compromises the security, confidentiality, integrity or availability of Personal Information or the physical, technical, administrative or organisational safeguards that the Company or its employees put in place to protect it. The accidental or unlawful destruction, loss, alteration, or unauthorised access, use, disclosure or acquisition, of Personal Information is a Personal Information Breach.
Process or Processing	Any activity that involves the use of Personal Data. It includes obtaining, recording or holding the data, or carrying out any operation or set of operations on the data including organizing, amending, retrieving, using, disclosing, erasing or destroying it. Processing also includes transmitting or transferring Personal Data to third parties.
Sensitive Personal Information	Information that, due to its nature, in particular its medical, biometric or otherwise intimate nature, or the context of its use or communication, entails a high level of reasonable expectation of privacy.

The personal information we process and why

We Process the following information for the following reasons.

Personal Information	Reason for Processing
Resumé, engagement contract including amendments and performance evaluations.	Creating, administering, and terminating the engagement relationship.
Name, coordinates, date of birth, social insurance number.	For payment of fees or other consideration, and compliance with fiscal reporting obligations.
Bank Account Details	For payment of fees or other consideration purposes and reimbursement of expenses, if applicable
Proof of citizenship and/or residency	For film production tax credit qualification

How we collect personal information

We may collect Personal Information in a variety of ways. For example, information might be collected from applicable forms or résumés, from government-issued or other identity documents such as your driver’s licence; from forms completed by you at the start of or during your engagement; from correspondence with you; or from interviews, meetings or other assessments.

How we classify personal information

The Company has elected to treat all Personal Information as “Confidential”:

As such Personal Information that is “Confidential” will be limited to only those persons within the Company who are tasked with treating this Personal Information, and to third party services, organizations and agencies who require such Personal Information in order to carry out their duties.  “Confidentiality” may also be provided by the Company if required by an arbitral or judicial process, or by order of a government body.

Consequences of failure to provide personal information

You have obligations under your engagement contract to provide us with your Personal Information. In particular, you may be required to provide information about disciplinary or other matters under the implied duty of good faith. You may also have to provide us with your Personal Information in instances in which a failure to do so may mean that you are unable to exercise your rights.

Certain information, such as contact details, your right to work in a given country and payment details, have to be provided to enable us to enter into a contract of engagement with you. If you do not provide this information, it will hinder our ability to administer efficiently the rights and obligations arising as a result of the engagement relationship.

Limiting processing

We limit the Personal Information we Process about individuals to what is necessary for the purposes of the engagement relationship, namely decisions concerning the creation, performance, and termination of the engagement relationship.

Your Personal Information may be shared internally with other employees and agents if access to the information is necessary for the performance of their roles.

Your Personal Information may also be shared with a party to a commercial or business transaction – as defined by applicable privacy legislation – in which we are engaged and to whom we assign or novate any of our rights and obligations.

Image and Voice recording

Recording of images and voices without your clearly given consent is not permitted by the Company.  Your recording of the image or voice of any employee or other representative of the Company is also prohibited unless the Company has provided you with its clearly given consent.

Processing outside Your Jurisdiction of Residence

The Company and other third parties to whom we disclose information under the Policy may perform activities outside of your jurisdiction (“Foreign Jurisdiction”).

Any Personal Information that is Processed in a Foreign Jurisdiction may be subject to the laws of that Foreign Jurisdiction. As a result, Personal Information may be disclosed in response to valid demands or requests from government authorities, courts, or law enforcement officials in a Foreign Jurisdiction. You may seek additional information regarding the Processing of your Personal Information in a Foreign Jurisdiction by contacting the Company’s CPO.

Retention

We will not retain Personal Information longer than is necessary to fulfil the purpose for which it was collected. As this purpose varies depending upon the Personal Information involved, we invite you to contact the Company’s CPO for any inquiries pertaining specifically to you. You should already know that your Personal Information will be retained for the duration of the period required by the revenue agency in your jurisdiction, to audit your tax returns.

Accuracy

We use reasonable efforts to ensure that an individual’s Personal Information is kept as accurate, complete, and up-to-date as possible. We will not routinely update your Personal Information, unless such a process is necessary. In order to help us maintain and ensure that your Personal Information is accurate and up to date, you must inform us, without delay, of any change in the information you provide us.

Safeguards

We are committed to protecting the confidentiality, integrity, and availability of Personal Information provided to us. We employ security safeguards that are customary in the entertainment industry and appropriate to the sensitivity of the information, including physical, organizational, and technological measures. Examples of such measures include restricted access to offices, training of personnel, limiting access to information on a “need-to-know” basis, using passwords and well-defined internal policies and practices.

Unfortunately, the transmission of information via the Internet is not completely secure. Although we do our best to protect your Personal Information, we cannot guarantee the security of information transmitted to our Internet site. Any transmission you initiate is at your own risk.

Once we have received your information, we will apply our security practices to prevent unauthorized access, use and /or disclosure.

YOUR rights

Depending upon the jurisdiction in which an individual resides and, if applicable, is rendering services, you have various rights with respect to the Company’s use of your Personal Information. These include:

·                  Access: You have the right to request whether we hold Personal Information on you and to request a copy of such information. To do so, please contact the Company’s CPO. There are exceptions to this right, so that access may be denied if, for example, making the information available to you would reveal Personal Information about another person, or if we are legally prevented from disclosing such information.

·                  Accuracy: We aim to keep your Personal Information accurate, current, and complete. We encourage you to contact the Company to let us know if any Personal Information is not accurate or changes, so that we can update your Personal Information.

·                  Withdraw consent: If you have provided your consent to the Processing of your Personal Information, you have the right to fully or partly withdraw your consent. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer Process your Personal Information for the purpose(s) to which you originally consented unless there is another legal ground for the Processing. Please note that withdrawal of consent to Personal Information necessary to administer our engagement relationship with you will affect our ability to effectively respond to your rights under such an agreement.

·                  Cessation of dissemination: You have the right to request that we cease disseminating your Personal Information if the dissemination is contrary to the law or a court order.

You also have the right to request that we cease disseminating your Personal Information where the following conditions are met:

·                  the dissemination of the information causes you serious injury in relation to your right to have your reputation or privacy respected;

·                  the injury is clearly greater than the public’s interest in knowing the information or the interest of any person’s right to express themselves freely; and

·                  the cessation of dissemination requested does not exceed what is necessary for preventing the perpetuation of the injury.

·                  De-indexation: You have the right to request that we de-index any hyperlink attached to your name that provides access to information by technological means if the dissemination is contrary to the law or a court order.

You have the right to request that we de-index a link providing access to information where the following conditions are met:

·                  the dissemination of the information causes you serious injury in relation to your right to have your reputation or privacy respected;

·                  the injury is clearly greater than the public’s interest in knowing the information or the interest of any person’s right to express themselves freely; and

·                  the cessation of dissemination requested does not exceed what is necessary for preventing the perpetuation of the injury.

·                  Re-indexation: You have the right to request that we re-index a link providing access to information where the following conditions are met:

·                  a failure to do so causes you serious injury in relation to your right to have your reputation or privacy respected;

·                  the injury caused by the failure to re-index is clearly greater than the public’s interest in knowing the information or the interest of any person’s right to express themselves freely; and

·                  the re-indexation requested does not exceed what is necessary for preventing the perpetuation of the injury.

·                  Erasure: You have the right to request that we erase your Personal Information. This means that in certain cases prescribed by law we will delete your Personal Information. This includes situations where your Personal Information is no longer necessary for the purposes for which it was originally Processed and situations where your Personal Information was Processed unlawfully. Due to the way in which we maintain certain services, it may take some time before backup copies are erased.

·                  Restriction of Processing You have the right to request that we suspend the Processing of your Personal Information for a certain period. Circumstances which may give rise to this right include situations where the accuracy of your Personal Information is contested, and we need some time to verify its (in)accuracy. This right does not prevent us from continuing to store your Personal Information. We will inform you before the restriction is lifted.

·                  Object: If we are Processing your Personal Information for our legitimate interest, you have the right to object to its Processing of your personal data. You can object to direct marketing at any time and at no cost to you if your Personal Information is Processed for this purpose. If you exercise this right, we will no longer Process your Personal Information for such purposes.

·                  Mobility: You have the right to request that computerized Personal Information collected from you be communicated to you in a commonly used technological format as well as to any person or body authorized by law to collect such information. To the extent permitted by local law, this right does not extend to information that was created or inferred from your Personal Information and we are under no obligation to communicate such information if doing so raises serious practical difficulties.

·                  Limit the use of Sensitive Personal Information: In certain circumstances you have the right to request that we limit the Processing of your Sensitive Personal Information.

·                  Right to opt-out of the sale of your Personal Information: to exercise this right, please contact the CPO.

·                  Complaints: If you believe that your Personal Information protection rights may have been violated, you have the right to lodge a complaint with the applicable regulatory authority or to seek a remedy though the court.

Other than the right to lodge a complaint, that should be directed to the applicable regulatory authority, you may, at any time, exercise any of the above rights, by contacting the Company’s CPO.

We will generally respond to all access requests within 30 days of the receipt of all necessary information. In circumstances where we are not able to provide access, or if additional time is required to fulfill a request, we will advise you in writing.

We may not release certain types of information based upon exemptions specified in applicable laws. Where possible, we will sever the information that will not be disclosed and provide you with access to the remaining information. Should we be unable to provide access to or disclose Personal Information to you, we will provide you with an explanation, subject to restrictions.

In certain circumstances, such as where the request is excessive or unfounded, we may charge you an administration fee for access to your Personal Information. We may also charge for additional copies. We will advise you of any fees before proceeding with a request.

Resolving concerns

Any report, concern, complaint or incident of which we become aware that involves conduct that may contravene the Policy will be treated confidentially to the extent possible. However, some disclosure may be necessary to adequately address issues raised, aid enquiries and implement solutions, as appropriate.

Issue reporting and escalation process

We take all potential or actual Personal Information issues seriously. You may report your concerns about the Processing of your Personal Information directly to the CPO. The CPO will engage the appropriate levels of management to assist with resolution of the issue. Issues raised by former providers of personal information about the collection, use, disclosure, retention or destruction of their Personal Information should be directed to the Company’s CPO. Issues raised by applicants for engagement about the collection, use, disclosure, retention or destruction of their Personal Information should be directed to the CPO.

Alternative actions

While we are committed to resolving all Personal Information matters internally, nothing in the Policy precludes you from contacting the appropriate federal or provincial information and privacy commissioner.

Prohibition against retaliation

We will not retaliate against an individual who, in good faith and on the basis of reasonable belief, raises questions or concerns regarding their Personal Information.

Roles and responsibilities

The Company is responsible for communicating the Policy and ensuring that You understand the Policy and accompanying guidelines.

You. You are responsible for:

·                  ensuring the accuracy of Your Personal Information provided to the Company; and

·                  informing the Company’s CPO whenever You become aware of processes or practices that appear to contravene the Policy or applicable laws.

Company. The Company is responsible for:

·                  ensuring that both it, and all individuals providing it with Personal Information, comply with the requirements of the Policy and any accompanying guidelines; and

·                  ensuring that Personal Information is handled in a manner consistent with the Policy.

Business and Infrastructure Units. Business or infrastructure units that Process Personal Information other than as required, are responsible for ensuring that these activities comply with the Policy.

Chief Privacy Officer. The CPO is responsible for:

·                  for answering questions about the Policy and/or guidelines, including responding to request from past and present providers of Personal Information for access thereto;

·                  developing the Company’s Personal Information protection strategy;

·                  developing and maintaining the Policy, accompanying guidelines and any other policy or procedure related to Personal Information and ensuring they comply with applicable law; and

·                  serving as the official liaison with the federal and provincial commissioners.

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CHAMPLAIN MEDIA

(Un groupe canadien)

 

POLITIQUE – CONFIDENTIALITÉ DES INFORMATIONS PERSONNELLES

 

Introduction

Champlain Média, qui aux fins des présentes inclut ses sociétés affiliées (collectivement la « Société ») est responsable des renseignements personnels qu’elle collecte, utilise et divulgue (les « Processus ») au sujet de personnes (« Vous ») qui interagissent avec la Société. Nous avons mis en œuvre la présente politique de confidentialité (« Politique ») et nommé un chef de la protection de la vie privée (« CPVP ») afin de veiller à notre conformité à la législation sur la protection des renseignements personnels. Vous êtes toujours invité à contacter le CPVP de la Société aux coordonnées suivantes : Legal@champlainmedia.ca

DÉFINITIONS

Aux fins de la présente Politique, les termes figurant dans la colonne de gauche du tableau suivant sont définis dans la colonne de droite correspondante :

Consentement	Accord qui doit être donné librement, de façon précise et éclairée et qui doit représenter une volonté claire d’une personne par laquelle, au moyen d’une déclaration ou d’une action positive et compréhensible, signifie son accord au traitement de ses renseignements personnels. Dans la mesure autorisée par les lois, consentement inclut un consentement implicite.
Chargé des renseignements personnels	La Société détermine quand, pourquoi et comment traiter les renseignements personnels.  Elle  est chargée de tous les renseignements personnels utilisés dans son entreprise à ses fins commerciales.
Demande d’un prestataire de services	Une demande effectuée par une personne afin de faire respecter les droits énumérés dans cette politique.
Consentement explicite	Consentement qui exige une déclaration très claire et précise (et non pas seulement une action).
Renseignements personnels	Tout renseignement  identifiant une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements personnels comprennent les renseignements personnels de nature délicate. Les renseignements personnels peuvent être factuels ou une opinion sur les actions ou le comportement de cette personne.
Violation des Renseignements personnels	Tout acte ou omission qui compromet la sécurité, la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité des Renseignements personnels ou les mesures de protection physiques, techniques, administratives ou organisationnelles que la Société ou ses tiers fournisseurs de services mettent en place pour protéger les Renseignements. La destruction, perte, altération ou accès non autorisé, utilisation, divulgation ou acquisition de Renseignements personnels, exécutés dans un contexte accidentel ou illégal, est considéré comme étant une violation des Renseignements personnels.
Processus ou Traitement des Renseignements personnels	Toute activité qui vise l’utilisation de Renseignements personnels. Cela comprend l’obtention, l’enregistrement ou la détention des Renseignements, ou l’exécution de toute opération ou ensemble d’opérations sur les Renseignements, y compris l’organisation, la modification, la récupération, l’utilisation, la divulgation, la suppression ou la destruction. Le Traitement comprend également la communication ou le transfert de Renseignements personnels à des tierces parties.
Renseignements personnels de nature délicate	Renseignements qui, en raison de leur nature, en particulier ceux qui sont de nature médicale, biométrique ou autrement intime, ou du contexte lors de leur utilisation ou de leur divulgation, entrainent des attentes d’un niveau raisonnablement élevé  en matière de vie privée.

LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS TRAITONS ET LES RAISONS AFFÉRENTES À LEUR TRAITEMENT

Nous traitons les Renseignements personnels suivants pour les raisons suivantes :

Renseignements personnels	Raisons de leur utilization
Curriculum vitae, contrat d’engagement, y compris les modifications au contrat d’engagement et évaluations de rendement	Création, gestion du contrat d’engagement de même que la cessation de l’engagement.
Nom, coordonnées, date de naissance, numéro d’assurance sociale	Pour le paiement d’honoraires ou autre rétribution, et aux fins de conformité aux obligations fiscales.
Coordonnées bancaires	Pour le paiement d’honoraires ou autre rétribution, et le remboursement des dépenses, si applicable.
Preuve de citoyenneté et/ou de résidence	Pour l’admissibilité au crédit d’impôt pour des services de production cinématographique.

 

 

Comment nous effectuons la collecte de Renseignements personnels

La Société peut utiliser différentes façons pour effectuer la collecte de Renseignements personnels. Par exemple, les renseignements peuvent être tirés de formulaires pertinents ou de curriculum vitae, de documents émis par le gouvernement ou autres documents d’identité tels que votre permis de conduire; documents remplies par vous au début ou au cours de votre engagement; de correspondance avec vous; ou de renseignements obtenus lors d’entrevues, de réunions ou autres évaluations.

Comment nous effectuons le classement des renseignements personnels

La Société a choisi de traiter tous les Renseignements personnels comme étant  « confidentielles ».

En tant que tel, la Société limitera sa divulgation de Renseignements personnels qui sont « confidentiels » uniquement aux personnes au sein de la Société qui sont chargées de traiter ces Renseignements personnels, ainsi qu’à de tierces parties, organisations et agences qui nécessitent de tels Renseignements personnels afin de s’acquitter de leurs tâches. La Société peut également conserver « confidentiels » les Renseignements personnels si cela est requis par un processus arbitral ou judiciaire ou par ordonnance d’un organisme gouvernemental.

Conséquences qu’entraine le défaut de fournir des Renseignements personnels

Vous avez des obligations, en vertu de votre contrat d’engagement, de nous fournir vos Renseignements personnels, et notamment, il est possible que vous devrez divulguer des renseignements relatifs à des questions disciplinaires ou autres en vertu de l’obligation implicite d’agir de bonne foi. De plus, vous pouvez être tenu de nous fournir des Renseignements personnels dans les cas où le défaut de remplir ces obligations pourrait signifier que vous êtes dans l’impossibilité d’exercer vos droits.

Certains Renseignements tels que vos coordonnées, droit de travailler dans un pays donné et les détails nécessaires au paiement de vos honoraires, doivent être fournis pour nous permettre de conclure un contrat d’engagement avec vous. Si vous ne fournissez pas ces Renseignements, cela entravera notre capacité à administrer efficacement les droits et obligations découlant du lien d’engagement.

Limitation du Traitement de renseignements personnels

Le Traitement de Renseignements personnels d’une personne est limité aux Renseignements nécessaires aux fins du lien d’engagement, à savoir des décisions concernant la création, le rendement et la cessation du lien d’engagement.

Vos Renseignements personnels peuvent être partagés à l’interne, avec d’autres employés ou agents si leur accès aux Renseignements est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Vos renseignements personnels peuvent également être partagés avec une partie lors d’une transaction commerciale ou toute autre transaction d’affaires de la Société – telle que définie par la législation applicable en matière de confidentialité – dans laquelle nous sommes engagés et à laquelle nous cédons ou novons tout droit et obligation.

 

Enregistrement d’images et de voix

La Société ne peut effectuer d’enregistrement d’images et de voix sans que vous ayez clairement donné votre consentement. Il ne vous est pas permis d’enregistrer une image ou une voix d’un employé quelconque ou de tout autre représentant de la Société à moins d’avoir obtenu le consentement explicite de la Société.

Traitement des Renseignements personnels à l’extérieur  de votre territoire de résidence

La Société et toute autre partie tierce à qui la Société communique des Renseignements personnels en vertu de la présente Politique peuvent mener des activités à l’extérieur de votre territoire de résidence (« Territoire étranger »).

Tout Renseignement personnel qui est traité dans un Territoire étranger peut être assujetti aux lois dudit Territoire. Par conséquent, des Renseignements personnels peuvent être communiqués en réponse à des demandes valides provenant d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou de responsables de l’application de la loi d’un Territoire étranger. Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires concernant le Traitement de vos Renseignements personnels dans un Territoire étranger en communiquant avec le CPVP de la Société.

rétention des renseignements personnels

Notre Société conserve les Renseignements personnels seulement pour la période nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles les Renseignements ont été recueillis.  Comme notre objectif de la collecte varie en fonction des Renseignements personnels visés, nous vous invitons à communiquer avec le CPVP de la Société pour toute demande vous concernant spécifiquement. Vous devez déjà savoir que vos Renseignements personnels seront conservés pendant toute la durée de la période requise par l’agence du revenu de votre juridiction pour fin de vérification de vos déclarations fiscales.

Exactitude des Renseignements

Nous déployons des efforts raisonnables pour nous assurer que les Renseignements personnels d’une personne sont conservés aussi exacts, complets et à jour que possible. Nous ne mettrons pas systématiquement à jour vos Renseignements personnels, à moins qu’un tel procédé ne soit nécessaire. Vous devez nous informer, sans délai, de tout changement dans les Renseignements que vous nous fournissez afin de nous aider à les maintenir exacts et à jour.

Mesures de protection des Renseignements personnels

Nous sommes engagés à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels qui nous sont fournis par une personne. Nous avons recours aux mesures de protection habituellement utilisées dans l’industrie du divertissement et lesquelles sont appropriées aux Renseignements de nature délicate, y compris des mesures physiques, organisationnelles et technologiques. Parmi ces mesures,  il y a l’accès restreint aux bureaux, la formation du personnel, l’accès limité aux Renseignements basé sur le « besoin de savoir », l’usage de mots de passe de même que des politiques et pratiques internes bien définies.

Malheureusement, la transmission de Renseignements par le biais d’Internet n’est pas totalement sûre. Nous faisons de notre mieux pour protéger vos Renseignements personnels, cependant, nous ne pouvons garantir la sécurité de ceux-ci transmis à notre site Internet. Toute transmission d’informations que vous effectuez est à vos propres risques.

Une fois que nous aurons reçu vos Renseignements, nous appliquerons nos pratiques en matière de sécurité pour empêcher l’accès, l’utilisation et/ou la divulgation non autorisée de vos Renseignements.

VOS DROITS

Selon votre Territoire de résidence et, si applicable, le territoire où vous fournissez des services, vous possédez divers droits en ce qui a trait à l’utilisation de vos Renseignements personnels par la Société. Ces derniers incluent :

• Accès : Vous avez le droit de demander si nous possédons des Renseignements personnels à votre égard ainsi qu’une copie de ceux-ci. Pour ce faire, veuillez contacter le CPVP de la Société. Il existe des exceptions à ce droit, ainsi la demande d’accès peut vous être refusée, si par exemple, le fait de mettre ces Renseignements à votre disposition révélait des Renseignements personnels liés à une autre personne, ou si nous sommes légalement dans l’impossibilité de divulguer ces Renseignements.

 

• Exactitude: Nous visons à maintenir vos Renseignements personnels exacts, à jour et complets. Afin que nous puissions garder vos Renseignements actualisés, nous vous encourageons à communiquer avec la Société pour l’informer de toute inexactitude dans vos Renseignements ou si des rectifications y sont nécessaires.

 

 

• Retrait de votre consentement : Si vous avez donné votre consentement au Traitement de vos Renseignements personnels, vous avez le droit de retirer totalement ou partiellement votre consentement. Une fois que nous avons reçu la notification que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos Renseignements personnels aux fins auxquelles vous aviez initialement consenti, sauf s’il existe un autre motif juridique pour le Traitement. Veuillez noter que le retrait de votre consentement au Traitement de vos Renseignements personnels nécessaires à l’administration de notre engagement avec vous nuira à notre capacité à répondre de manière efficace à vos droits portant sur ladite relation.

 

• Cessation de la diffusion de vos Renseignements personnels : Vous avez le droit de demander à ce que nous cessions la diffusion de vos Renseignements si celle-ci est contraire à la loi ou à une ordonnance d’un tribunal.

 

Vous avez également le droit de demander à ce que nous cessions la diffusion de vos Renseignements lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• La diffusion de vos Renseignements vous cause un préjudice grave en ce qui concerne votre droit à ce que votre réputation ou votre vie privée soit respectée;

 

• le préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public à connaitre les Renseignements ou à l’intérêt du droit de toute personne de s’exprimer librement; et

 

• la cessation demandée de la diffusion n’excède pas ce qui est nécessaire pour empêcher la perpétuation du préjudice.

 

• Désindexation : Vous avez le droit de demander que nous désindexions tout hyperlien attaché à votre nom qui donne accès à des Renseignements par un moyen technologique si la diffusion est contraire à la loi ou à une ordonnance d’un tribunal.

 

Vous avez aussi le droit de demander que nous désindexions un lien donnant accès à des Renseignements lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• la diffusion des Renseignements vous cause un préjudice grave en ce qui concerne votre droit à ce que votre réputation ou votre vie privée soit respectée;

 

• le préjudice est clairement supérieur à l’intérêt du public à connaitre les Renseignements ou à l’intérêt du droit de toute personne de s’exprimer librement; et

 

• la cessation demandée de la diffusion n’excède pas ce qui est nécessaire pour empêcher la perpétuation du préjudice.

 

• Réindexation : Vous avez le droit de demander que la Société réindexe un lien donnant accès à des informations si les conditions suivantes sont réunies :

• Si l’omission de réindexer cause un préjudice grave relatif au droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée;

 

 

• le préjudice causé par l’omission de réindexer est clairement supérieur à l’intérêt public à connaître l’information ou à l’intérêt du droit de toute personne à s’exprimer librement; et

 

• la réindexation demandée ne surpasse pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.

·         Suppression : Vous avez le droit de demander que nous effacions vos Renseignements personnels. Cela signifie que dans certains cas prescrits par la loi, nous supprimerons vos Renseignements personnels. Cela inclut des situations où vos Renseignements  personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été traitées à l’origine et des situations où vos Renseignements personnels ont été traitées illégalement. En raison de la façon dont nous maintenons certains services, cela peut prendre un certain temps avant que les copies de sauvegarde ne soient effacées.

·         Suspension du Traitement : Vous avez le droit de demander à ce que nous suspendions le Traitement de vos Renseignements personnels pendant une certaine période. Les circonstances entourant ce droit comprennent des situations où l’exactitude de vos Renseignements personnels est contestée, et nous avons besoin d’un certain temps pour vérifier leur (in)exactitude. Ce droit ne nous empêche pas de continuer à stocker vos Renseignements personnels. Nous vous informerons avant que la suspension ne soit levée.

·         Opposition au Traitement : Si nous traitons vos Renseignements personnels pour notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer à leur Traitement. À tout moment et sans frais de votre part, vous pouvez vous opposer au marketing direct si vos Renseignements personnels sont traitées à cette fin. Si vous exercez ce droit, nous ne traiterons plus vos Renseignements personnels à de telles fins.

·         Mobilité : Vous avez le droit de demander à ce que les Renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous, vous soient communiqués dans un format technologique couramment utilisé et soient aussi communiqués à toute personne ou organisme autorisé par la loi à recueillir de tels Renseignements. Dans la mesure où la législation locale l’autorise, ce droit ne s’étend pas aux Renseignements qui ont été créés ou tirés de vos Renseignements personnels et nous ne sommes soumis à aucune obligation de communiquer ceux-ci si cela soulève de sérieuses difficultés pratiques.

·         Limitation de l’utilisation de Renseignements personnels de nature délicate : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander à ce que nous limitions le Traitement de vos Renseignements personnels de nature délicate.

·         Option de retrait (« Opt-out ») : Vous avez le droit de vous retirer de la vente de vos Renseignements personnels : Pour exercer ce droit, veuillez contacter le CPVP.

·         Plaintes : Si vous jugez qu’il y a eu atteinte à vos droits en matière de protection des Renseignements  personnels, vous détenez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information applicable ou demander réparation auprès de la Cour.

Outre le droit de déposer une plainte, laquelle devrait être adressée à l’autorité de réglementation applicable, vous pouvez, à tout moment, exercer l’un des droits ci-dessus, en contactant le CPVP de la Société.

En règle générale, nous répondons à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivant la réception de toutes les informations nécessaires. Dans les cas où nous ne sommes pas en mesure de fournir l’accès, ou si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à une demande, nous vous en informerons par écrit.

Il est possible que nous ne puissions divulguer certains Renseignements sur la base d’exemptions spécifiées dans les lois applicables. Si possible, nous retrancherons les Renseignements qui ne seront pas divulgués et nous vous donnerons accès aux Renseignements subsistants. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner accès ou de vous transmettre tout Renseignement personnel, nous vous fournirons une explication, sous réserve de restrictions.

En certaines circonstances, par exemple lorsque la demande est excessive ou non fondée, nous pouvons vous facturer des frais d’administration pour vous permettre d’accéder à vos Renseignements personnels. Nous pouvons également vous facturer pour des exemplaires additionnels. Nous vous informerons des frais afférents avant de procéder.

Résolution de problèmes

Tout rapport, préoccupation, plainte ou incident qui est porté à notre connaissance et qui implique une conduite susceptible de contrevenir à la présente Politique sera traité, dans la mesure du possible, sous le sceau de la confidentialité. Cependant, une certaine divulgation de Renseignements peut être requise afin de traiter adéquatement les questions soulevées, d’appuyer une enquête et de mettre en œuvre des solutions, le cas échéant.

Processus de signalement de problèmes et paliers d’intervention

Nous prenons au sérieux tous les problèmes potentiels ou existants relatifs aux Renseignements personnels.  Vous pouvez signaler vos préoccupations concernant le Traitement de vos Renseignements personnels directement au CPVP. Le CPVP mobilisera les supérieurs appropriés afin d’aider dans la résolution du problème.  Les questions soulevées par d’anciens fournisseurs de Renseignements relativement à la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation ou la destruction de leurs Renseignements personnels doivent être soumises au CPVP de la Société. Les questions soulevées par des candidats à un engagement au sujet de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation, de la conservation ou de la destruction de leurs Renseignements personnels doivent être soumises au CPVP.

Mesures alternatives

Alors que nous sommes engagés à résoudre à l’interne toutes les questions relatives aux Renseignements personnels, rien dans la Politique ne vous empêche de communiquer avec le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, à l’échelle fédérale ou provinciale.

Interdiction de représailles

Nous n’exercerons pas de représailles contre une personne qui, de bonne foi et sur la base de motifs raisonnables, soulève des questions ou des préoccupations concernant ses Renseignements personnels.

Rôles et responsabilités

La Société est chargée de communiquer la présente Politique et ses lignes directrices et d’en assurer VOTRE compréhension.

Vous. Vous êtes chargé de :

• Vous assurer de l’exactitude de vos Renseignements personnels fournis à la Société et

 

• d’informer le CPVP de la Société lorsque vous prenez connaissance d’un procédé ou d’une pratique qui semble contrevenir à la Politique ou aux lois applicables.

 

 

La Société. La Société est chargé de :

• s’assurer qu’elle-même ainsi que toutes les personnes qui lui fournissent des Renseignements personnels, se conforment aux exigences de la Politique et à toutes ses lignes directrices, et
• s’assurer que les Renseignements personnels sont traités d’une façon conforme à la Politique.

Les Bureaux administratifs et unités d’infrastructure :

Les bureaux administratifs et les unités d’infrastructure qui effectuent le Traitement des Renseignements personnels, autre que celui nécessaire, sont chargés d’assurer que toutes leurs activités afférentes au Traitement soient conformes à la Politique.

Le CPVP (chef de la protection de la vie privée) est chargé de :

• Répondre à des questions en lien avec la Politique et/ou avec ses lignes directrices, y compris la responsabilité de répondre à la demande d’accès à des Renseignements provenant de fournisseurs passés et actuels de Renseignements personnels.

 

• développer une stratégie de protection des Renseignements personnels pour la Société;

 

 

• développer et maintenir à jour la Politique et ses lignes directrices de même que toute autre politique ou procédure liée aux Renseignements personnels et veiller à ce qu’elles soient conformes aux lois applicables;

 

• d’agir à titre d’agent de liaison officiel auprès des commissaires fédéraux et provinciaux.